أرشفة مستندات القضايا والبحث داخل الملفات الممسوحة: كيف تجد عبارة في حكم عمره ثلاث سنوات؟

لماذا لا يجد المكتب ما لديه؟

• الملف اسمه «scan_0012.pdf» أو «IMG_4471.jpg»، ولا أحد يذكر ما فيه بعد شهر.
• الحكم محفوظ في جهاز المحامي الذي عمل عليه، وفي مجلد سماه بطريقته.
• ملف PDF من ناجز يبدو نصيًا، لكن البحث فيه لا يجد كلمة واحدة، وسنشرح السبب.
• الصورة من الجوال مائلة ومظلمة، وحُفظت كما هي.
• النسخة المعدلة حُفظت فوق الأصل، فلم يبق مرجع لما وُقع فعلًا.

ما الذي يفعله استخراج النص (OCR) للعربية، وما لا يفعله؟

استخراج النص يحول صورة الصفحة إلى نص يمكن البحث فيه. للعربية شروط لا تحتاجها الإنجليزية: أن تُقرأ الصفحة بدقة 300 نقطة في البوصة تقريبًا، وأن يُكتشف نوع الخط في الصفحة أولًا، وأن تُقرأ الصفحة العربية بنموذج عربي وحده. قراءة الصفحة بنموذج عربي وإنجليزي معًا تبدو خيارًا آمنًا لمكتب ثنائي اللغة، لكنها في الواقع تجعل البرنامج يفضل قراءة لاتينية لأشكال الحروف العربية، فتخرج عبارة مثل «بموجب عقد» حروفًا لاتينية لا معنى لها.

ما لا يفعله: لا يقرأ الخط اليدوي بدقة تُعتمد، ولا الأختام والتواقيع، ولا الصورة الرديئة جدًا. ويخطئ في الأرقام أكثر من الحروف. لذلك النص المستخرج أداة بحث، والملف الأصلي هو الدليل، ولا يجوز أن يحل أحدهما محل الآخر.

ماذا عن ملفات ناجز؟

الصكوك والتبليغات التي تنزلها من ناجز ملفات PDF تحمل طبقة نص، فتظن أنها قابلة للبحث. لكن هذه الطبقة في كثير من الملفات مخزنة حرفًا حرفًا: «محكمة استئناف» تصل إلى برنامج البحث «م ح ك م ة ا س ت ئ ن ا ف». البحث عن الكلمة يفشل بصمت، ولا يخبرك أحد لماذا.

الحل أن يُعامل ملف ناجز كصورة: تُقرأ صفحته بالتعرف على الحروف بدل الاعتماد على طبقة النص، فيخرج «محكمة الاستئناف العمالية» كلمة صحيحة. واختبر ذلك على أول ملف: ابحث عن عبارة تعرف أنها في الصفحة الأخيرة من الصك.

كيف ترتب الأرشيف حتى يبقى قابلًا للبحث؟

1. 01

   مجلد لكل قضية، وخمسة مجلدات ثابتة داخله

   أحكام، وعقود، ومذكرات، وأدلة، ومراسلات. المجلدات نفسها في كل قضية، فلا يخترع كل محام ترتيبه.

2. 02

   اسم الملف نوعه وتاريخه، لا رقم الماسح

   «حكم الدرجة الأولى 1447-08-12» أفضل من «scan_0012». والتاريخ أولًا بالسنة ثم الشهر ثم اليوم حتى تترتب الملفات زمنيًا.

3. 03

   الأصل يُرفع ولا يُعدل

   ما وُقع أو صدر يُرفع كما هو. التعديل يكون نسخة جديدة بجانب الأصل، لا فوقه.

4. 04

   إصدارات لا نسخ

   «المذكرة النهائية 2» و«المذكرة النهائية 2 معدل» هما الطريقة التي يُفقد بها الإصدار الصحيح. الرفع الجديد إصدار للملف نفسه، مع من رفعه ومتى.

5. 05

   الملف في قضيته

   المستند الذي لا يرتبط بقضية يُفقد عند أول بحث. من داخل القضية يجب أن ترى مستنداتها، ومن المستند يجب أن تعود إلى قضيته.

قائمة تحقق عند المسح

• 300 نقطة في البوصة، بالأبيض والأسود أو التدرج الرمادي، لا بالألوان إلا للأختام.
• الصفحة مستقيمة وكاملة الحواف، وصفحة واحدة في كل صورة.
• مستند واحد في كل ملف. الحكم وحده، والعقد وحده، لا مجموعة أوراق في ملف واحد.
• التصوير بالجوال عند الضرورة فقط، وفي ضوء كاف ومن فوق المستند مباشرة.
• بعد الرفع، ابحث عن عبارة تعرف أنها في الملف. إن لم تظهر فالمسح يحتاج إلى إعادة.